会社の従業員が出張に行くことって多々ありますよね。
その際に会社は従業員に出張に必要なお金を先に渡します。
そんな時、会社の経理担当はどのような処理をすればいいのでしょうか？
今回は会社が従業員に旅費を前渡しする時の簿記の処理方法についてお話をします。
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【簿記】旅費を前渡しする時の処理
従業員が出張に行く時の旅費。
ガソリン代や新幹線代、飛行機を使うのであればチケット代、1日ではすまない出張であれば宿泊費など。
従業員が出張に行くための旅費は会社が負担することになりますよね。
従業員に立て替えてもらうこともありますが、金額が大きくなるとそうはいきません。
簿記では出張に行く時の費用は「旅費交通費」という勘定科目で処理をします。
例えば旅費が1万円だった場合には：
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 旅費交通費 | 10,000 | 現金 | 10,000 |
とこのように旅費交通費という費用科目を増やして、現金を減少させます。
ただ、ここで問題が1つあります。
従業員が使う旅費がちょうど1万円ならいいのですが、そうでないこともでてきますよね？
そんな時はどのようにすればいいのでしょうか？
旅費を概算で前渡しする時はどうすればいい？
従業員の出張費がどれくらいかわからない時。
そんな時、経理担当者は「だいたいこれくらい必要なんだろうな」という金額を概算で渡します。
だいたいのお金を渡すわけですから、その時点ではどれくらいの額を使うかわかりませんし、旅費交通費以外にもなにか使う可能性があります。
「何にいくら使うかわからないのでほっておくか」ってわけにもいきませんよね(笑)。
ではこのような時にはどう処理をすればいいのでしょうか？
そんな時は仮払金という勘定科目を使って処理をします。
旅費を概算で前渡しした時の仕訳
旅費代としてだいたいのお金を渡したときは仮払金科目を使います。
仮払金とは仮に支払った時に使う勘定科目で一時的に使われるものです。
詳しくはこちらでも解説しています。
例えば旅費を1万円分現金で前渡しした時は：
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 仮払金 | 10,000 | 現金 | 10,000 |
と仕訳をしておきます。
仮払金は資産のグループになります。
資産である現金を従業員に渡しているので、その代わりに内容が確定するまで仮払金科目を使って仮に計上しているのです。
仮払金がなぜ資産なのかまだしっくりこないという方はこちらで記事にしているのでチェックしてみてくださいね。
出張から帰ってきた時の処理
そして、出張に行った従業員が戻ってきました。
その際に何をどれくらい使ったのか精算をします。
従業員には1万円を渡してありましたよね。
実際に使った旅費は8,000円だったとします。
そんな時は：
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 旅費交通費 | 8,000 | 仮払金 | 10,000 |
| 現金 | 2,000 |
という仕訳をします。
実際に使った旅費は8,000円でしたので、費用として計上します。
費用が増えた時は借方に記入するので左側に記帳します。
そして、2,000円は使わずにそのまま戻ってきたので現金2,000円を計上します。
現金は資産、ホームポジションは借方なので左側に記入します。
最後に仮払金の仕訳です。
先程、仮払金は一時的に使う科目とお伝えしました。
一時的にしか使えないということは費用の内容がわかったら減少させないといけません。
出張に行った際に借方(左側)に10,000円を計上したので、減少させるときは貸方(右側)に記入していきます。
仮払金は資産科目なので減少させるときは、貸方になりますよね。
簿記のルールで仕訳をする時は左右の金額を一致させなくてはいけませんが、これで一致しました。
ちなみに概算で渡したお金より、かかった費用の方が多くなってしまった場合は：
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 旅費交通費 | 11,000 | 仮払金 | 10,000 |
| 現金 | 1,000 |
と仕訳します。
この場合、仮に渡した1万円にたいして実際にかかった費用は11,000円。
つまり、1,000円分思ったより費用がかかってしまったので、従業員が立て替えたことになります。
そして、精算時に会社がその分を支払ったので現金1,000円が減少しているのです。
仮払金の詳しい仕訳の方法はこちらで解説していますので、チェックしてみてくださいね。
「【簿記】旅費を前渡しした時はどう処理すればいいのか解説してみました！」のまとめ
今回は従業員に旅費を前渡しした時にどのように処理をすればいいのか解説してみました。
旅費に使う費用がどのくらいになるかわからない場合はだいたいの概算額を渡し、仮払金科目を使って一時的に処理しておきます。
そして、従業員が戻ってきたら精算をして、正しい科目や金額に振り替えるようにしましょう！
