仮払金はいつまでに精算処理をする？ほっとくと大変なことになるかも！

従業員が出張に行く際の出張費用や接待費用、消耗品などを購入する際に概算額を渡すことで計上する仮払金。

そんな仮払金はあくまで一時的に使う仮勘定なのでいつか精算をしなければいけません。

でも仮払金っていつまでに採算しなければいけないのでしょうか？

決算までに仮払金が残っているとどんなことが起きるのかなど、気になったので調べてみました！

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仮払金はいつまでに精算するべき？

内容がわからないものだったり、金額が未確定の時などに使う便利な勘定科目「仮払金」。

便利なのでついつい使ってしまいますよね。

でも仮払金は会社が一時的に支払ったものなのでいつか本来の勘定科目に振り替えなければいけません。

ではいつまでに精算をしなければいけないのでしょうか？

会社で仮払金をいつまでに精算するかルールを決める

仮払金は用途がわかり次第なるべく早く、本来の科目に振り替えた方が良さそうです。

仮払金を渡した従業員が出張や接待から帰って来たとき、消耗品を購入したとき。

できるだけすみやかに用途や金額を確認して振替仕訳を行い、仮払金がない状態にしておいた方が良いです。

どんなに遅くとも決算日までには精算をしておいた方がよさそうです。

1週間以内に精算する、または月次決算までに精算するなど精算に関するルールを社内でしっかり決めておくことが大切です。

仮払金をいつまでも処理しないとどうなるの？

では仮払金を処理をしないとどうなってしまうのでしょうか？

何度も言いますが、仮払金は一時的に使う仮科目です。

決算までに処理をしないと貸借対照表に仮払金が残っている状態になります。

そうなると思いもよらないデメリットが出てくることがわかりました。

仮払金をいつまでも処理しない時のデメリット:税務署に疑われる　　

仮払金は資産のグループに属しています。

こちらに関しては別記事にしてありますので、興味のある方は読んでみて下さいね。

＞＞仮払金はなぜ資産なのか理由を調べてみた！

でも実際の用途は交際費や交通費、消耗品なので精算時に費用として振り替えられます。

仕入として振り返ると費用が増えますが、仮払金のままだと資産になる。

つまり、利益を増やしたいときに粉飾決算の手口として使われるケースがあるということです。

特にギリギリ黒字にしている会社で仮払金が貸借対照表に残っている場合は税務署に疑われることがあるようです。

また、役員や従業員にたいして支払っている仮払金がいつまでも残っている場合、税務署に給与や貸付金と判断されてしまう可能性もあるようです。

給与と判断されると所得税を支払っていないことになりますし、貸付金にすると受取利息を計上していないことになりますよね。

このように仮払金が多いと、税務署に様々な視点で疑いをかけられてしまう可能性があります。

仮払金をいつまでも処理しなかった時のデメリット:銀行からも疑われる

疑いをかけるのは税務署だけではありません。

融資を受ける銀行にも疑われることになりそうです。

先程もお伝えしたように、仮払金は資産ですが、実態は費用になることがほとんどです。

中には仮払金という科目を利用して費用を少なくしようとしている企業が存在します。

粉飾決算を行う企業の多くがこの仮払金を使っていると聞いたことがあります。

そう。

仮払金を使っての粉飾決算は、いわば常とう手段と言えます。

そして、そんなことは銀行も百も承知です。

仮払金が貸借対照表にあれば融資を受ける際の評価にも影響はでてくるでしょう。

場合によってはその分の資産や利益を減産される可能性もあります。

また、その会社や管理する社長・従業員の管理能力にも疑問を持たれかねませんよね。

ちょっと大きい話になってしまいましたが、経理を担当する社員がこれをわかったうえで処理をするのとしないのとでは心の持ちようが違ってくると思いませんか？

決算時に仮払金が残っていたらどうすればいい？

以上のような理由から仮払金は用途がわかり次第正しく処理をして、仮払金科目を残さないようにしておいた方がいいということがわかりました。

少なくとも決算時には残高をなくしておきたいところです。

でもどうしても決算時において仮払金が残ってしまったらどうのように処理をすればよいのでしょうか？

このような場合は決算までに使った費用を精算するようにしましょう。

そして、残りの仮払金は前払金などの科目を使って処理をします。

もし、仮払金が足りなかった時は未払金科目を使って処理をしましょう。

そうすれば仮払金科目を残さずに済みます。